Olo-apteekin tietosuojaseloste

OLO-APTEEKIN VERKKOKAUPPA- JA KANTA-ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ

Olo-apteekki Oy "Olo-apteekki" (2862688-1), Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa

Olo-apteekki Pajamäki "Olo-apteekki Pajamäki" (1985026-7) Pajamäentie 12, 00360 Helsinki 

Olo-apteekki Oy vastaa henkilötietojen käsittelystä itsehoitotuotteita koskevassa liiketoiminnassa tämän selosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla sekä ylläpitää Olo-apteekki Oy:n verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriä.

Olo-apteekki Pajamäki vastaa henkilötietojen käsittelystä lääkkeiden ostotietojen ja terveystietojen sekä muiden mahdollisten arkaluontoisten tietojen osalta. Olo-apteekki Pajamäki ei luovuta näitä tietoja muutoin kuin euromääräisten summien osalta Olo-apteekki Oy:lle.   

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Olo-apteekki Oy: Aleksi Routama, puhelinvaihde 020 44511

Olo-apteekki Pajamäki: Eeva-Kaisa Mäki-Moijala, puhelin 09 681 154 54

3 REKISTERIN NIMI

Olo-apteekin verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN TARKOITUS JA TIETOSISÄLTÖ

OLO-APTEEKIN KERTA-ASIAKKAAT

Olo-apteekin kerta-asiakkaita ovat Olo-apteekin verkkokaupasta ostoksia tekevät asiakkaat, jotka eivät ole liittyneet kanta-asiakkaiksi. Kerta-asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:

Kerta-asiakkaan kanssa solmitun asiakassopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli tilausten täytäntöönpanoon, esim. tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja toimitusten valvontaan; maksujen toteuttamiseen, laskutukseen ja perintään

Asiakassuhteeseen perustuvan rekisterinpitäjien oikeutetun edun mukaisesti

• markkina-, mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimuksiin, 
• verkkopalvelun sisällön ja mainonnan personointiin ja kohdentamiseen sivuston evästesuostumuksen perusteella
• verkkopalvelun ja muiden tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen ja parantamiseen 

Kerta-asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

1. Perustiedot: sukunimi, etunimet, osoite ja muut yhteystiedot, asiointikieli
2. Asiakassuhteeseen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot

• Asiakassopimukseen, tilaukseen, ostettuihin tuotteisiin ja palveluihin, toimitukseen ja maksuihin liittyvät tiedot
• mobiiliapplikaatioiden, verkko- sekä muiden palvelujen käyttötiedot 
• asiakkaan mahdollinen alennusetu sekä muut asiakasedut
• asiakkaan suostumuksella evästeiden avulla tai muulla vastaavalla tavalla kerätyt Olo-apteekin verkkokaupan ja verkkopalvelujen (esim. selaushistoria) käyttötiedot sekä asiakkaan päätelaitteen IP-osoite ja muut tekniset tiedot

OLO-APTEEKIN REKISTERÖITYNEET ASIAKKAAT

Olo-apteekin rekisteröityneet asiakkaat ovat Olo-apteekin sähköisellä tai paperisella asiakastietolomakkeella liittyneet kanta-asiakkaat. Kanta-asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavissa käyttötarkoituksissa ja oikeusperusteilla:

Kanta-asiakkaan kanssa solmitun asiakassopimuksen täytäntöönpanemiseksi, eli kanta-asiakas-etujen, -palvelujen, oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen sekä tilausten täytäntöönpanoon, esim. tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja toimitusten valvontaan; maksujen toteuttamiseen, laskutukseen ja perintään

Kanta-asiakassuhteeseen perustuvan rekisterinpitäjien oikeutetun edun mukaisesti

• asiakassuhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja ylläpitämiseen mukaan lukien kirjeitse, puhelimella, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan asiakasviestintään, tiedottamiseen, uutiskirjeen toimittamiseen ja asiakastyytyväisyystutkimukseen sekä yhteydenottojen hoitamiseen;
• kirjeitse, puhelimitse, sähköpostitse sekä erillisellä luvalla tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaan suoramarkkinointiin ja sen kohdentamiseen, markkina-, mielipide yms. tutkimuksiin, 
• verkkopalvelun sisällön ja mainonnan personointiin ja kohdentamiseen sivuston evästesuostumuksen perusteella
• verkkopalvelun ja muiden tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen ja parantamiseen; 
• analysointiin, profilointiin ja segmentointiin edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi 

Kanta-asiakkaista käsitellään seuraavia tietoja:

1. Perustiedot: sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja muut yhteystiedot, sukupuoli, asiointikieli. Lisäksi ammattilaisverkkokauppaan rekisteröityneiden osalta työnantaja, työtehtävä, ammattiryhmä.
2. Asiakassuhteeseen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot

• Asiakassopimukseen, tilaukseen, ostettuihin tuotteisiin ja palveluihin, toimitukseen ja maksuihin liittyvät tiedot mukaan lukien tuotteiden ostohistoria. Reseptilääkkeiden ostohistoriatietoja käsittelee vain Olo-apteekki Pajamäki. Tämän lisäksi Olo-apteekki Pajamäki voi käsitellä reseptiostoihin liittyen myös seuraavia tietoja: 
  • kaikki reseptille tallennettavat tiedot
  • maksusitoumustieto, työpaikkakassatieto
  • Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus
  • mahdolliset apteekkisopimustiedot
  • reseptilääketoimituksen kannalta muut olennaiset tiedot
• uutiskirjeen, mobiiliapplikaatioiden, verkko- sekä muiden palvelujen käyttötiedot 
• asiakkaan itse ilmoittamat kiinnostuksen kohteet
• käyttäjätunnukset
• Kanta-asiakkuuden tiedot: asiakasnumero ja asiakkuuden voimassaoloa ja kestoa koskevat tiedot; asiakkaan mahdolliset asiakasryhmät.
• asiakkaan mahdollinen alennusetu sekä muut asiakasedut
• asiakkaan suostumuksella evästeiden avulla tai muulla vastaavalla tavalla kerätyt Olo-apteekin verkkokaupan ja verkkopalvelujen (esim. selaushistoria) käyttötiedot sekä asiakkaan päätelaitteen IP-osoite ja muut tekniset tiedot
• tiedot tarjouksista, palautteista ja muusta yhteydenpidosta asiakkaan kanssa 
• asiakkaan antamat suostumukset, luvat, kiellot ja valtuutukset
• kuluttajatutkimuslaitosten suorittamiin kuluttajatutkimuksiin sekä Väestörekisterikeskuksen ja Tilastokeskuksen tilastoihin perustuvat luokitukset, segmentit ja analyysit 
• edellä mainittujen tietojen analysointiin perustuvat asiakassuhdetta ja asiakasta koskevat analyysit ja luokitukset

Olo-apteekki voi evätä rekisteröitymisen ammattilaisverkkokauppaan mikäli verkkokauppaan liittymisen ehdot eivät Olo-apteekin näkemyksen mukaan täyty.

OLO-APTEEKIN UUTISKIRJEEN TILAAJAT

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena uutiskirjeiden osalta on asiakkaan suostumus. Uutiskirjeen tilaajista käsitellään tietoina sähköpostiosoitetta ja uutiskirjeen ja sen vastaanottajan analysointiin liittyviä tietoja. Mikäli tilaaja peruuttaa uutiskirjeen tilauksen, tiedot uutiskirjeen osalta poistetaan.

5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Olo-apteekki säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin sopimukseen tai asiakassuhteen hoitamiseen perustuen on tarpeen. Tiedot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua siitä kun asiakassuhde ja siihen liittyvät molemminpuoliset velvoitteet ovat päättyneet.

Olo-apteekki Pajamäki säilyttää tiedot reseptilääkeostojen osalta lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvät tapahtumat. Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli. Reseptilääkeostojen yhteydessä reseptitiedot saadaan Kanta-palvelusta.

Kanta-asiakkaiden, kerta-asiakkaiden ja uutiskirjeen tilaajien tiedot ja niiden muutokset saadaan asiakkaalta asiakastietolomakkeella tai muilla asiakkaan ilmoituksilla. Tiedot asiakkaan käyttämistä tai ostamista tuotteista ja palveluista sekä ostojen loppusummat saadaan Olo-apteekin tietojärjestelmistä. Asiakastietoja voidaan rikastaa kuluttajatutkimuslaitosten suorittamilla kuluttajatutkimuksilla sekä Väestörekisterikeskuksen, Postin, Tilastokeskuksen ja vastaavien yritysten ja viranomaisten tilastoihin perustuvilla luokituksilla, segmentoinneilla sekä analyyseillä.

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on aina luottamuksellista. Rekisterinpitäjät voivat luovuttaa kuljetusyrityksille niiden tarvitsemat tiedot asiakkaan ostamien tuotteiden perille toimittamiseksi sekä pankeille ja muille maksunvälittäjille sekä perintäyhtiöille tiedot, jotka ne tarvitsevat asiakkaan maksutapahtumien toteuttamiseksi ja maksujen perimiseksi. Rekisterinpitäjät eivät luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjät voivat käyttää tämän selosteen mukaisten ICT-, markkinointi-, viestintä- yms. tehtävien hoitamiseen alihankkijoita. Sitä varten rekisterin tietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi EU-/ETA:n alueen ulkopuolisiin maihin. Alihankkijoiden kanssa tehdään kirjalliset sopimukset Euroopan Komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla (päätös C(2010)593), joilla varmistetaan asianmukainen tietosuoja.

8 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä̈. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

9 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus):

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Olo-apteekin verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista:

• Rekisteröity voi tehdä tietojensa korjauspyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Olo-apteekin vastausta tietojen oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

• Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut verkkokauppa- ja kanta-asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet:

• Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Olo-apteekille tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.
• Rekisteröity voi antaa Olo-apteekille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

10 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Olo-apteekkiin sähköpostitse osoitteeseen info@oloapteekki.fi , Olo-apteekin toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: Olo-apteekki Oy / Tietosuoja, Rajatorpantie 41 B, 01640 Vantaa. Olo-apteekki voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmistaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.